行政人员必备技能PPT！行政办公人员必备技能 2020/3/18 董事长办公主任 行政办公室主任 王书诣 1 行政办公人员需要具备哪些技能 ? 礼仪接待的技能； ? 收发处理各种函电、邮件和文件的技能； ? 安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能； ? 拟写通用文案和一般工作报告的技能； ? 做好部门或
行政办公人员必备技能 2020/3/18 董事长办公主任 行政办公室主任 王书诣 1 行政办公人员需要具备哪些技能 ? 礼仪接待的技能； ? 收发处理各种函电、邮件和文件的技能； ? 安排会务、接洽工作，必要时做好会议记录和纪要的技能； ? 拟写通用文案和一般工作报告的技能； ? 做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能； ? 文书档案收集、整理、归档和管理的技能。 ? 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备的技能。 ? 管理事情的能力 2020/3/18 2 礼仪接待 ? 一、仪态仪表礼仪 1、着装 ：工作时间着职业装或较为正式的服装， 不要奇装异服；。 2、站姿：抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两 腿并拢立直。身体避免倾斜或靠墙靠门。双手交搭 贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大 方、精力充沛的印象。 3、行姿：行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。 上身正直，双肩平稳，不要左右摇晃。 4、坐姿：入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退， 轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下 再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿 并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。 2020/3/18 3 二、见面礼仪 1、握手 ：通常年长（尊）者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、 主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。 握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制 在3秒钟内。 2、介绍 介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、 地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不 宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。 3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱 帽等方式向相识的人打招呼。 2020/3/18 4 三、谈线、问候 根据彼此的关系问候“您好！”、“你好”、 “早上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见 到您很高兴”。 2、道歉 做了不应该做的事，应及时道歉“对不起， 实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或 者是不经意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、 “对不起，打断一下”等。 3、应答 “您不必客气”、“没关系，这是我应该做 的”、“照顾不周，请多指正”。 4、慰问 “您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们 添麻烦了 2020/3/18 5 四、迎送接待礼仪 ? 1、接站 对远道而来的客人，要做好接站工 作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候， 接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举， 以便客人辨认。 2、会面 客人到达，应主动迎接，热情打招 呼。对长者或身体不太好的应上前挽扶，应 主动接过客人手中重物来。 3、入室 陪客者应走在客人的左边，或走在 主陪人员和客人的身后，到达会客室门口， 应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在 场的有关人员。 4、送客 按照接待时的规格对等送别。离开 时，应与客人热情线、待人热情诚恳，不献媚讨好，不挤眉弄 眼，不卑不亢。 2、兴高采烈时不欣喜若狂，不大呼小叫、 手舞足蹈。 3、表示厌恶时也不要伤别人的面子，避免 脸色难看。 4、遇到烦恼、气愤之事，不忙于动怒悲伤， 应控制情绪，让自己平静下来。 5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外， 应通过发自内心的关心和热情来促成双方 的沟通与合作。 6、善于运用微笑，微笑能使人的关系融洽， 矛盾缓解。 2020/3/18 7 六、手势仪态 1、谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，更不能手 舞足蹈。传达信息时，手应保持静态，给人稳重之 2、拍拍打打、推推搡搡，抚摸对方或勾肩搭背，依偎 在别人的身体上等形为，是不符合礼仪的行为。 3、不能用食指指点别人，更不要用姆指指自己。说到 自己时，可以把手掌放在胸口上；说到别人时，一 般应用掌心向上，手指并拢伸展开进行表示。 蹲姿：1、女士下蹲不要翘臀，上身直，略低头，双腿 靠紧，曲膝下蹲，起身时应保持原样，特别穿短裙 下蹲时更不要翘臀。 2、对男士没有像对女士那样严格的要求，但也 应注意动作的优雅，不可箕踞。 2020/3/18 8 七、递接物品 1、尽量用双手递接物品，以表示对对方的尊重。 2、递尖锐或有危险的物品，尽量把尖部、危险部位 朝向自己，把安全的一面递给他人 2020/3/18 9 八、办公室拜访礼节 1、先预约，然后以准确的时间拜访。 2、出访前修饰自身的仪表仪容。 3、无论门是开是关，都应轻声敲门，经 允许方可进入。 4、问候及自我介绍：进门后应该说“您 好”或者点头致意，自我介绍并向接待 人递名片，请求与安排会见者见面。 5、初次见面要自我介绍，主动提及会面 事宜，说明来意。 6、谢座后，应有必要的寒喧，然后切入 正题。 7、谈话内容简单明了，时间不易过长， 以免影响他人工作。 8、恰到好处地告辞。 2020/3/18 10 九、用餐礼仪 ? 1、用餐前，热湿毛巾作为擦嘴角、双手用的，用它擦脸、脖子 等都是失礼的。 2、用餐时，用餐巾纸擦餐具，是对主人不尊重的表现。 3、喝汤时，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用汤匙喝，不要把 碗端起来喝。 4、餐中不能边说边用筷子指指点点或乱翻菜肴。 5、用餐或喝汤时应闭嘴咀嚼。不要发出咀嚼、喝汤的声音。 6、吃到骨、刺时，不要直接外吐，应用餐巾或手掩口，取出放 在骨碟里。 7、剔牙应以手遮口，用牙签剔齿缝，不能把方便筷弄断剔牙。 8、如果不会喝酒的客人，当主人或服务员为其斟酒时，应礼貌 谢绝，不能将酒杯倒置。 9、强行劝酒或把喝在嘴里的酒再吐出来，都是失态无礼的表现。 2020/3/18 11 十、电线、无论打电话还是接电话都应使用礼 貌用语。 2、选择适当时间通话。无紧急情况， 应在白天8点以后（假日9点以后）， 夜间22点以前通话，免得打扰他人 休息 3、通话内容应事先想好，尽量